Цифровизация охватывает все больше сфер строительства. Законодателей также волнует вопрос оформления и ведения исполняемых документов в электронной форме. В 2024 году появилась новая версия стандарта ГОСТ Р 70108, в которой одним из аспектов стандартизации были четкие требования по ведению исполнительной документации в виде электронных документов. Появление стандарта вызвало у строителей множество вопросов и непонимание того, как дальше разрабатывать правила поведения, журналы работ и другие исполнительные документы. Эксперты «Айбим» Андрей Андреев и Юлия Стебенюк рассказали «Стройгазете», что не стоит бояться этой цифровизации, а нужно спокойно в этом разобраться и быстро начать адаптироваться к новым технологиям и цифровым требованиям. Исполнительная документация (ЭД) в строительстве представляет собой обязательные пакеты документации, документирующие фактическую реализацию функциональных, технических, конструктивных, инженерных и других решений, содержащихся в проектной и рабочей документации. Эффективное ведение и оформление исполнительной документации способствует повышению качества строительства, а внедрение современных цифровых технологий повышает эффективность контрольно-надзорной деятельности. Сегодня цифровизация все активнее проникает в строительную сферу, охватывая все сферы деятельности в этой сфере. Процесс регистрации и ведения административных документов в электронном виде не остался без внимания законодателей. Новшеством здесь является появление на 2024 год новой версии стандарта ГОСТ Р 70108, в которой одним из аспектов стандартизации является уточнение требований к ведению исполнительной документации в виде электронной документации. Появление стандарта вызвало у строителей множество вопросов и непонимание того, как им следует действовать при разработке регламентов, журналов работ и другой исполнительной документации. Но не стоит бояться этой цифровизации, нужно спокойно с этим разобраться и быстро начать адаптироваться к новым технологиям и цифровым форматам. Минстрой России продолжает совершенствовать нормативную базу с целью упрощения и стандартизации процесса ведения удостоверений личности с использованием новых цифровых инструментов. Исполнительные документы могут храниться как в традиционной бумажной форме, так и в виде электронных документов в машиночитаемом формате XML [1]. Утверждение и публикация XML-схем является исключительной прерогативой Минстроя. 21 мая 2024 года Министерство опубликовало несколько новых XML-схем для формирования исполнительной документации на этапе «Строительство»: • Действия по декомпозиции осей объекта
• Акт проверки инженерных сетей и скрытых работ
• Сертификат критического структурного контроля
• Свидетельство о проверке базы геодезического выравнивания
• Общий журнал работы
• Журнал контроля подачи материала и т д. Кроме того, опубликованы XML-схемы, связанные с приостановлением, консервацией и возобновлением строительства объектов, а также схемы взаимодействия с Госстройнадзором, включая уведомления, решения, постановления, соглашения и акты. Соблюдение процедур оформления документации
Теперь, если на это согласятся участники строительного процесса, исполнительную документацию можно будет вести в виде электронных документов, а не копировать на бумажном носителе. Для этого используется определенное программное обеспечение и участники имеют возможность обмениваться документами в единой цифровой среде. Идентификаторы в этом формате подписываются с использованием электронной подписи, которая генерируется и предоставляется в виде XML-файла. При отсутствии XML-схемы на сайте Минстроя исполнительные документы могут быть предоставлены в следующих форматах: • .doc, .docx, .odt (для документов, текстовое содержание которых не содержит формул)
• .pdf (применяется как к текстовым документам, так и к документам, содержащим формулы и графические данные). Вступление в силу новых требований может помочь строительным компаниям выйти на новый уровень автоматизации процессов и избежать бумажной работы по ведению и хранению сотен тысяч документов. Кроме того, отказ от бумаги не только экономичен, но и экологически безопасен. Преимущества автоматизации при создании исполнительных документов
Учитывая большое количество различных форм идентификаторов, присутствующих в сборке, автоматизация процесса их создания имеет ряд преимуществ:
Эффективность. Сокращается время, необходимое для создания идентификаторов. Специализированные программы и цифровые инструменты позволяют выполнять множество повседневных операций и задач точность. Повышаются точность и надежность сбора, обработки и построения данных. Снижается риск человеческой ошибки при вводе данных вручную, а также упрощается соблюдение нормативных требований и стандартов. Эти программы самостоятельно проверяют целостность идентификаторов, актуальность сертификатов, адекватность документации по качеству материалов и сигнализацию об ошибках. Однородность. Все участники проекта работают в публичной информационной среде. Это улучшает коммуникацию и сотрудничество между различными командами, экспертами и организациями. Легко вносить изменения. Идентификатор можно изменить всего несколькими щелчками мыши. Нет необходимости перепечатывать этот документ или весь комплект документов.
Безопасность. Идентификатор в форме электронного документа хранится на протяжении всего срока службы объекта. Информационные системы обеспечивают резервное копирование таких документов и электронных подписей в составе их метаданных, а также возможность автоматического ведения электронных журналов. Благодаря электронному журналу все пользовательские изменения и время их внесения видны круглосуточно и без выходных (например, размещенная, измененная и удаленная информация).
До вступления стандартов в силу мы редко сталкивались с запросами, связанными с переводом удостоверений личности в электронный формат. Но теперь все изменилось. Эксперты ИБИМ видят растущую потребность в консалтинговых услугах по внедрению специализированного программного обеспечения и ведению исполнительной документации в электронном виде. Сотрудников также необходимо обучать новым формам работы. Программное обеспечение для автоматизированного ведения исполнительной документации
Любая информационная система, способная представлять и обрабатывать данные в соответствии со схемами XML, пригодна для использования в машиночитаемых форматах.
Эксперты ИБИМ проанализировали программное обеспечение, используемое для создания удостоверений личности в электронном формате, которое включено в Российский реестр программного обеспечения. Продукт должен не только соответствовать своей непосредственной специализации: важно также, насколько комплексно он автоматизирует сопутствующие процессы. Регистрация, сбор, подписание и передача удостоверений личности тесно связаны с организацией и планированием строительных работ, контролем строительства, оплатой выполненных работ и вводом объектов в эксплуатацию. Мы классифицируем продукцию по комплексному решению задач, стоящих перед компаниями, и выделяем две группы программного обеспечения: 1. Многофункциональные решения, включающие автоматизацию различных процессов: строительного контроля, проектирования, рабочей документации, логистики, анализа и т.д., в том числе Формирование, утверждение и подписание удостоверения личности. Эти решения будут интересны организациям, которые только начинают свой путь к цифровизации и автоматизации. Предприятия могут приобретать модули по мере необходимости. Благодаря единому контуру блоки легко комбинировать и использовать. 2. Узкоспециализированное программное обеспечение для автоматизации процесса формирования и ведения идентификаторов в единой цифровой среде. Программное обеспечение предназначено для компаний, у которых уже есть решение, отвечающее некоторым их потребностям. Вместо того, чтобы подробно сравнивать все особенности продуктов, мы рассмотрим их общие характеристики. По сути, все решения имеют базовый набор функций: • Создание проекта
• Сведения об организации, ответственном лице и сотрудниках, участвовавших в подписании документа
• Брендовые коллекции рабочих чертежей с печатью «Для работы
• Создание и заполнение общих и специальных журналов работы
• Создавать соответствующие действия (проверки, пробные проверки и т.п.), в том числе на основании записей в общем журнале работ
• Создать журнал контроля входа с паспортами и сертификатами
• Результаты проверок, проверок, лабораторных и других испытаний выполненных работ
• Хранение исполнительных схем, загруженных в систему
• Настройка доступа на основе ролей
• Формирование реестра исполнительной документации. Вся продукция представляет собой в той или иной форме совокупность хранилищ данных с определенными категориями: действия, связанные с контролем качества, документы и материалы, исполнительные чертежи, журналы работ, сведения об ответственных лицах и т.д. Вся автоматизация сводится к автоматическому дополнению или выбору (вручную или через символы) исходных данных, введенных в систему. По опыту IBM, оцифровка документации — это четкий и структурированный процесс. При этом эффективность организации существенно возрастает: сотрудники качественно, своевременно и без потерь оформляют документы, а общение между всеми участниками становится более бесперебойным. Авторы: Андрей Андреев и Юлия Стебенюк
